Стресът… На кого не му е до болка познат? Да останем в офиса след края на работното време, да работим през уикенда, да бързаме за срещи, да сме затрупани с задачи… Времето все не стига. И накрая установяваме, че не ние управляваме времето, а то нас. Но има лек срещу стреса и непълноценната работа – и това е ефективното разпределение на задачите.

Във всеки един процес най-важен е крайният резултат. Продуктът на усиления труд трябва винаги да е налице и то в рамките на определения затова срок и постигнат с възможно най-малко напрежение. Това е постижимо, стига да се спазят няколко условия.

1. Дефиниране на целите

Дефинирането на точни и ясни цели е най-важната част при ефективното разпределение на времето. Според Айзенхауер  задачите трябва да се класифицират по важност и спешност. Така бившият американски президент разграничава четири типа задачи:

- Задачи, които за важни и спешни
- Задачи, които са важни, но не са спешни
- Задачи, които не са важни, но са спешни
- Задачи, които не са важни и не са спешни

Изкуството на ефективното планиране на времето е в това, да определяте задачите според приоритетите, а не приоритетите според задачите. Затова е препоръчително да се прави предварителен план-график, например в началото на седмицата. Така задачите ще се изпълняват по-ефективно, което ще увеличи времето за други важни за всеки неща. Предварителното разпределение на задачите допринася благоприятно за баланса между кариера и личен живот.

2. Не оставяйте днешните ангажименти за утре

Хората, които оставят задачи от днес за утре са същите, които са оставили задачите от вчера за днес. Отлагането краде от ценното време. То спъва продуктивността, пречи на успеха, увеличава напрежението и води до голям стрес. Има два типа хора, които отлагат: едните живеят под огромно напрежение, а другите се отказват при първата трудност. За първия тип най-трудно е началото. Те отлагат започването на конкретна задача до момента, до който крайният срок не наближи застрашаващо. Тогава се стягат и започват да работят, но стресът при тях е винаги голям. Много студенти и ученици действат по този метод – започват да учат часове преди изпита. Такъв тип хора имат ниска резултатност. Различно е при втория тип отлагащи. Те рядко завършват почнатото докрай. Палят се лесно, навиват се и поемат много ангажименти. При сблъсъка с първите трудности и проблеми, ентусиазмът им спада и се отказват. Такъв тип хора пълнят библиотеките си с книги, които никога не прочитат, а върху работното им място цари пълен хаос.

3. Стъпка по стъпка към успеха

Раздробяването на голяма задача в по-малки подзадачи е важно условие за ефективното управление на времето. Подзадачите трябва предварително да бъдат вместени в план-график, като се класифицират по спешност и важност. Методът на раздробяването помага изключително много за успешното изпълнение на задачите. Не трябва да се избягват неприятните ангажименти. Рано или късно те ни застигат, а отлагането, както споменахме в предишната точка, спъва процеса на работа. Затова неприятните и спешни задачи трябва бъдат зачеркнати първи. Това може да се тренира и допринася благоприятно за изпълнението и на останалите ангажименти.

4. Използвайте оптимално времето, когато сте най-продуктивни

Дневната продуктивност на всеки човек има спадове и възходи. В определен час на деня продуктивността у някои хора се усилва, а при други спада. Установено е, че ефективността при повечето хора е най-ниска в 4 часа сутринта. Различно е при „нощните птици”. Те могат ефективно да работят до късно през нощта, но сутрин са непродуктивни. Сутрешният тип хора се събуждат без будилник, през деня са свежи и концентрирани, но вечер рано се изморяват. Повечето хора знаят към кой тип спадат и могат добре да разпределят задачите си, съобразявайки се с ритъма на организма си. Важните и спешни задачи изпълняват в тази част на деня, в която са най-продуктивни, а моментите, в които чувстват умора, използват за рутинни задължения.

Всички изброени методи са ефективни, но оптималното използване на времето зависи и от самия човек. Всеки трябва сам да анализира възможностите си, да се съобрази със собствения си ритъм на живот, и най-важното – да мисли позитивно.