Бизнес срещите са неразделна част от съвременната работна среда. Те са най-важната част от комуникацията в една фирма. Всеки мениджър и ръководител на екип от хора трябва да умее да организира и води бизнес срещи. Колкото по-високо се издигате в йерархията, толкова по-често ще ви се налага да правите това. Умението да се срещате и комуникирате с подчинените си е пряко свързано с успеха на вашата кариера, затова трябва да му обърнете специално внимание.

Срещата не винаги е необходима

Ако организирате среща, трябва добре да помислите, доколко това наистина е необходимо. Преценете какво точно бихте искали да постигнете и какви други начини на комуникация можете да използвате за постигането на вашата цел. Срещите са само една от многото възможности за комуникация в офиса.

Пример: Ако искате да получите определена информация, да чуете нечие мнение или фийдбек, направете кратко запитване с имейл. Ако пък желаете да споделите важна информация с колеги, пуснете съобщение в интранета на фирмата.

Определяйте точно целите си

Много е важно да сте наясно, защо и какво искате да постигнете с една среща на екипа  - да съберете различни мнения, да се информирате за нещо определено или да получите съвет при взимането на конкретно решение? Ако сте наясно с целта си, ще е много по-лесно да предизвикате дискусия, да съберете мнения и да получите подкрепа от страна на колегите.

Техники за презентация

След като вече сте определили целта на срещата, следва да изберете начина на презентация. Презентация с Power Point правят събранието по-интересно и разнообразно. Не забравяйте само, че притъмнена стая и пуснатите щори по време на подобна презентация често водят до пасивност и разсеяност от страна на слушащите.

Предложение на експертите: Използвайте картончета в различни цветове. На тях запишете ключови думи или важни точки. Залепете ги на видно за всички място. Така не само ще задържите вниманието на колегите, но и ще разчупите обстановката. По интересни и разнообразни срещи подтикват участниците към дискусия и изказване на мнение по определени въпроси.

Развивайте идеи в колектив

Много хора изпитват трудности да дискутират проблеми, да споделят идеи или да помолят за помощ. Затова е хубаво да убедите участниците във вашата среща, че тяхното мнение е важно, и че добрите идеи се раждат в колектив. Това може да се постигне лесно - изпратете предварително кратка план-програма на темите, които желаете да бъдат дискутирани на срещата. Така всички участници ще имат време да се подготвят. По време на самото събрание е добре да се допитвате до мнението на вашите колеги, както и да ги оставите да правят предложения за разрешаването на определени проблеми.

Кого да поканите на събранието?

За да избегнете излишни конфликти, преценете добре кого точно е редно да уведомите за предстоящата среща. Важно е да се отбележи, че подобни събрания не са правилното място за разискване на вътрешни конфликти. Това води до задълбочаване на конфликта и до провал на самото събиране. В ролята си на водещ събранието, вие не трябва да влизате в ролята на психолог, изслушвайки лични проблеми. Затова, поканете само тези специалисти и колеги, които са пряко отговорни и заинтересовани от темите на предстоящата среща.