Независимо от темата и гостите, конференциите протичат по еднаква схема - един говори, а останалите мълчат и „слушат”. Повечето хора се отегчават още на първата лекция и включват на автопилот. Как може да се избегне това? Решението е Open-Space конференция.

Участниците искат да бъдат интерактивни

Какво забравят често организаторите? - Не само лекторите на подиума, но и сред хората в публиката има интересни личности, които могат и желаят да добавят свои идеи и възгледи по темата. Присъстващите имат нужда от активност - от директно участие и изказване на мнение. Затова кафе-паузата е много по-обичана отколкото самите лекции - тогава присъстващите имат възможност да общуват един с друг.

Проблемът с липсата на интерактивност може да бъде разрешен чрез организиране на Open Space (OS) конференция - метод разработен през 80-те в САЩ от Харисон Оуен. Главната идея на този метод е да събере хора, интересуващи се от една и съща тема, на голяма кръгла маса. Разликата от стандартната конференция е самоорганизацията - участниците сами определят темата, разработват уъркшопове и определят какво е важно да се обсъди и какво не. Тук няма водещ, няма предварително обявени лектори, разработен план-график и организирани уъркшопове. На Open Space конференцията всички присъстващи, събрали се на голяма кръгла маса, решават през първия час как да организират конференцията и разработват план за действие. Още преди да се осъзнаят някои от участниците, проявили самоинициатива, поемат воденето и ръководството на конференцията.

Защо Open Space конференцията е полезна?

Защото се използват знанията и опитът на всички присъстващи. Този метод е подходящ при нужда от креативни идеи или при разработката на нов продукт или имиджова кампания.

Как протича една OS конференция?

Всяка една OS конференция се нуждае от предварителна идея. Това включва не само тема, но и плануване на финанси и място на провеждане.

Срещата започва с запознаване на присъстващите - всички се представят един на друг. След това модераторът пояснява темата и хода на конференцията, и дефинира основните принципи на OS конференцията:

Всеки има право да вземе участие.
Всеки, който по някакъв начин има връзка с темата на конференцията, е добре дошъл. Секретарката може да е точно толкова полезна, колкото и изпълнителните директори.

Каквото и да се случи, така е правилно.
Всеки присъстващ трябва да се отърси от грешките, които е допуснал до момента. На конференцията всичко започва отначало - дават се нови идеи и се взимат нови решения.

Когато и да започне, тогава е правилният момент!
Креативните идеи не идват по поръчка. Това са импулсивни процеси, които могат да се случат 5 минути преди края на всеки уъркшоп.

Когато и да свърши, тогава е правилният момент.
Неловко мълчание по време на някой уъркшоп не трябва непременно да доведе до закриване на темата. Въпреки това темите не трябва и да бъдат прекалено проточени във времето. Но каквото и да се случи, това е трябвало да се случи, защото OS конференцията не се придържа към план- график.

С две думи казано - всеки е свободен да определи сам своята активност -може да направи кратка лекция по определена тема, да слуша само това, което е от интерес за него или да общува с другите участници. Единственото правило е винаги да е активен, независимо как.

OS конференции могат да бъдат проведени в един ден, но могат и да продължат 2-3 дни. Паузите също не са твърдо определени.

Проблеми при организацията на OS конференции

Най-силната страна на OS конференцията - самоорганизацията е и неин най-голям недостатък. Такъв тип конференции са само тогава успешни, когато участниците имат изключително силен интерес към темата. Ако повечето само са наминали, за да се отърват от ежедневните задачи в офиса, OS конференцията няма да се получи.

Много е важно темата на конференцията да бъде определена точно и ясно още в самото начало. Едно грешно представяне на идеята ще поведе цялата конференция в грешна посока.

Най-важното накратко

Метод: Open Space
Цел: Обмен на креативни идеи - на едно място и по едно и също време
Особености: Управление на идеите чрез самоорганизация
Форма на провеждане: Конференция; Продължителност: между 1 и 3 дни
Подходяща за: хетерогенна група от хора; трудно приложима при затворени професионални общности - например, адвокати
Брой участници: минимум 10 човека
Приложение: при взимане на комплексни решения не само от ръководните органи на една организация, а от всички, които имат участие по някакъв начин.
Неподходящ метод: когато вече има решение на конкретния проблем; при липса на силен интерес