Кризата

В период на рецесия фирмите често трябва да взимат трудни решения за намаляване на  разходите си, но ръководството на компанията трябва да съумее да направи разлика между разход и инвестиция. Една от първите мерки за намаляване на разходитe, която ръководството може да се изкуши да предприеме, е да намали бюджета за обучение на персонала. Дали това е мъдро решение като се има в предвид, че човешкият капитал е най-ценния актив на една фирма и той се налага да бъде съхранен независимо от трудностите в условия на криза?

Подобно решение изглежда разумно в краткосрочен до средносрочен план, но фирмите трябва да вземат под внимание потенциалните негативи на подобно начинание. Намаляването или пълното орязване на бюджета за развитие и обучение на персонала ще ги изправи пред недостиг на квалифицирани кадри. При последващото развитие на икономиката това може да се окаже сериозна пречка за техния успех.

Инвестицията в обучение и развитие като метод за мотивация на служителите и повишаване на квалификацията им е необходимо условие за постигане на предимство пред бизнес конкурентите. Това е лесно по време на благоприятни икономически условия, но обучението и развитието на персонала за съжаление се оказва една от най-уязвимите инициативи по време на икономическа криза. Според последните изследвания на консултантската фирма Paydata, 62% от британските компании са намалили разходите за развитие на човешките ресурси през 2009 г. в сравнение с предходната година. Данните показват, че някои фирми са намалили тези разходи с 20%, като най-засегнат е бюджетът за обучение и развитие на служителите. Много важно е да се вземе под внимание факта, че намаляването на бюджета за обучение със сигурност вреди не само на мотивацията на служителите, но и на работодателя.

Абсолютният минимум

Фирмата трябва да продължи да предоставя обучение по отношение на постоянно променящите се закони и нормативи, които са свързани с работата на нейните служители. Tова е абсолютният минимум, който не може да бъде пренебрегван. Още повече, че за да преживеят рецесията, за фирмите е изключително важно да мотивират своите работници и да получат най-доброто от тях. HR специалистите трябва да насочат усилията си към това, да убедят ръководството на компанията, че парите похарчени за обучение и развитие на персонала имат възвращаемост дори и в краткосрочен план.

Човешкият капитал – служителите, с техните знания и умения, трябва да oстaне приоритет дори в днешните трудни икономически условия. По-важно от всякога за HR специалистите e да гарантират пред ръководството на компанията, че намаленият бюджет за обучение се използва по най-ефективния начин. Голямо внимание трябва да се обръща на всеки етап от процесa на обучение и развитие - от определяне и анализ на потребностите от обучение, до разработване на програмите за това, оценka на постигнатите резултaти от определена програма и прилагането йм на практика, зa да се получи желанaтa възвращаемост на инвестициите.

По време на рецесия, HR специалистите и мениджърите трябва изключително внимателно да анализират нуждите от обучение и да се съсредоточат върху задоволяване преди всичко на тези, които са основни и/или неотложни и имат пряко влияние върху работата на служителите. Учебните планове трябва да са свързани с целите на служителя, целите на отдела и целите на фирмата.

Анализ на разходите и ползите

Мениджърите и HR специалистите заедно решават как нуждите за развитие могат да бъдат задоволени. Tрябва да се отбележи, че по-евтинoтo може да бъде по-ефективно. Важното е избраният метод за обучение да e подходящ и да даде желаните резултати. В много случаи по-евтините алтернативи на обучение от външни специализирани фирми може не само да струват по-малко на фирмата, а дори да се окажат много ефективни в определени ситуации. Алтернатива на обучение от външна специализирана фирма е вътрешно-фирменото обучение (обучение на работното място от по-опитен служител, наблюдение, коучинг, консултации, смяна на работното място и поемане на други задължения за определен период от време, делегиране от ръководител, групови дискусии, ролеви упражнения и др.). В случай, че в рамките на компанията липсва възможност за обучение по определена тема поради липса на компетентни по нея кадри, то приемливо е използването на външната програма за обучение. За да се намалят разходите обаче може само един служител да посети необходимия курс и след това да сподели придобитите знания с колегите си.

При благоприятни икономически условия е лесно да се използват външни доставчици на обучение, но при ограничения в бюджета HR специалистите трябва да обърнат специално внимание на разходите за дейността си и ползата от тези инициативи, за да се осигури добра възвращаемост на инвестициите. Важно е да се направи оценка на разходите (напр. административни, за обучение, за материали, наемане на зала, за кетъринг и други) за различните алтернативи за обучение, с които да се задоволят специфичните нужди и качеството на желаните резултати от това.

Обучението и развитието на персонала са насочени към увеличаване на производителността и ефективността (напр. увеличаване на продажбите, намаляване на извънредния труд), което несъмнено ще доведе до намаляване на разходите на фирмата. Ползите може да бъдат и качествени (напр. подобряване на обслужването на клиентите; повече познания, позволяващи по-добре информирани решения; подобряване на управленските умения и далеч не на последно място – доволни и мотивирани служители), които не се измерват с пари. Те също са част от възвращаемостта на инвестициите в човешкият капитал и не бива да бъдат пренебрегвани.

Неформалното обучение - самообучение и споделяне на знания

Теоретиците вярват, че хората съзнателно или не, са изправени пред различни възможности за обучение в тяхното ежедневие. Примери за съзнателни възможности за обучение са всякакви форми на формалнo вътрешно-фирмено или външно обучение; несъзнателни възможности за обучение са дискусиите, методът опит-грешка, разговорите с клиенти и доставчици, социалните клубове, дори гледането на телевизия. Тази теория се изучава вече две десетилетия и практикуващите се убеждават, че това е важна концепция. Ако HR специалистите и мениджърите успеят да формализират несъзнателното неформално обучение и се възползват от него, то ще донесе голяма полза на фирмата.

Предизвикателна задача за HR специалистите във всяка фирма е да мотивират служителите да поемат контрол върху своето собствено обучение и развитие вместо да очакват знанията им да бъдат предоставени с поредната програма за обучение. Те сами трябва да търсят и се възползват от всяка възможност да научат нещо ново, да придобиват или развиват качествата и уменията си. За целта те трябва да бъдат научени как да идентифицират възможностите за обучение в ежедневието и да прилагат новите знания и умения в работата си, а не просто да „складират” информацията без да я използват. Стимулирането и популяризирането на несъзнателното неформално обучение наред с планираните програми за обучение и развитие, разгръща максимално ползата и от двете форми на развитие на човешките ресурси.

HR специалистите и мениджърите е нужно да си сътрудничат при създаването на фирмена среда, в която служителите да се учат от грешките си.

С необходимата подкрепа те постепенно осъзнават нуждата от придобиване на определени знания и се стремят сами към самоусъвършенстване.

Оценка на програмите за обучение

Cъществена част от процеса на обучение и развитие е официалната процедура по оценяване. Това е основна предпоставка за успеха на всяка инициатива за обучение и развитие, тъй като да се гарантира, че придобитите умения и познания се прилагат на работното място, е от жизненоважно значение за фирмата. Ако не се установи трансфер на знания и умения и приложението им на практика, фирмата няма да получи желаната възвръщаемост на инвестициите, и в този случай парите, инвестирани в човешкия капитал сe превръщат в безцелно и лошо вложение.

Формулярите за оценка, в които се изисква хората да споделят своето мнение за програмата за обучение, какво са научили и какво ще направят по-различно в работата си в резултат от обучението, са полезни както за служителя, така и за фирмата. Cъставянето на формулярите е от изключителна важност. Въпросите трябва да провокират служителите да разсъждават върху това, което са придобили като знания и умения и върху това как ще ги приложат в работата си. Не на последно място, тези форми за оценка дават добри отзиви по отношение на качеството на обучение и услуги на определен доставчик на обучение.

Фирми-доставчици на обучение

С цел запазване на клиентите и поддържане на продажбите в условия на криза и намалено търсене на подобни услуги, фирмите предоставящи програми за обучение са склонни към добри оферти. Това е удобен момент за компанията да договори по-изгодни корпоративни цени. Важно е да бъдат избрани партньори, предлагащи програми за обучение, които отговарят на вашите нужди. В този момент е нужно да се върнете към информацията, получена от служителите, които са посещавали курсове с определен доставчик, за да се убедите, че програмите са задоволили предварителните изисквания. Ако съществуват съмнения относно качеството е добре да се обърнете към други фирми като преди всичко се търси оптимален баланс – най-високото възможно качество за най-ниската възможна цена.

* * *

Hай-голямата грешка, която една фирма би могла да направи е рязко да намали бюджета за обучение по време на икономически затруднения, заради негативното влияние, което подобно решение ще има върху човешкия капитал. Най-голямото предизвикателство за HR е да накара мениджърите да разберат значението на непрекъснатото развитие на човешкия капитал, да се бори за бюджета си и да го използва разумно. За да постигнат това, HR специалистите трябва да бъдат по-аналитични, когато изентифицират нуждите от обучение, по-изобретателни в своите инициативи за обучение и развитие и да насърчават персонала на компанията да се стреми към непрекъснато самоусъвършенстване и прилагане на знанията на работното си място.

 Източник: списание “Човешки ресурси”, бр. 10 - 2009 г.